Office Lens, potente y efectivo OCR gratuito de Microsoft

Imagen del logotipo de la aplicación Office Lens, compuesto por las palabras Office Lens y un logotipo formado por un cuadrado, una “L” y el objetivo de una cámara

Aplicación disponible para iOS, Android, Windows 10 y Windows Mobile.

Una de las aplicaciones más útiles que podemos llegar a tener en nuestros smartphones, sin duda, es la de un buen OCR que nos permita en cualquier momento poder reconocer todo tipo de documento impreso. Cartas, recibos, menús de restaurantes, tickets, carteles… Todo ello puede ser accesible gracias a Office Lens, una aplicación de Microsoft que transforma a nuestro smartphone en un eficaz escáner de bolsillo.

Ventajas

  • Es gratuita, efectiva, fácil de usar y muy accesible (al menos en iOS).
  • La versión para iOS nos guía verbalmente a la hora de enfocar el documento que queramos reconocer, lo que supone una gran ayuda.

Inconvenientes

  • Requiere conexión a Internet para realizar el reconocimiento de los caracteres, por lo que si en alguna ocasión no disponemos ni de Wi-Fi ni cobertura móvil, no podremos usarla.
  • Es preciso disponer de una cuenta de Microsoft para usar sus principales funciones (en caso de no tenerla vale la pena crearse una para usar esta aplicación).
  • La versión para Android no dispone del guiado por voz para enfocar correctamente el documento ni de la función “Lector Inmersivo”. Lo cual convierte a la aplicación de esta plataforma en un OCR muy poco usable y atractivo para nuestro colectivo de personas ciegas y con baja visión.

Funcionamiento

Nota: Este tutorial está elaborado usando la aplicación para iOS. La versión para Android se diferencia con la que hallaréis aquí en qué no incluye el guiado por voz para enfocar correctamente el documento ni el “Lector Inmersivo” que permite escuchar de forma muy cómoda y accesible el documento reconocido. En Android se tiene que enfocar el documento “a ojo” y en vez de la opción del lector está la opción de enviar el texto reconocido a Word, lo cual no tiene ni punto de comparación con la opción presente en iOS, pues Word en Android no es muy usable que digamos. El resto de opciones de exportación son muy similares, pero la ausencia de las dos funciones mencionadas, convierten la versión en Android en una aplicación totalmente distinta a la de iOS, mucho menos práctica, cómoda de usar, y en comparación, menos accesible.

1º. Para escanear un documento, lo primero que tenemos que hacer es buscar el botón “Capturar” que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, justo encima del selector ajustable “Modo de cámara”. Hasta que no estemos ubicados encima de ese botón, el programa, o mejor dicho, VoiceOver no nos guiará verbalmente para enfocar el texto.

De todas formas, antes de realizar la captura, haré una breve referencia a alguno de los botones que nos encontramos en esta pantalla inicial: El botón “Más opciones” (dentro del cual podemos acceder a los archivos recientemente escaneados o a la configuración de nuestra cuenta), el botón “ Elegir una foto de la biblioteca” (que nos permite seleccionar e importar imágenes que tengamos guardadas en el carrete para reconocer el texto que haya en ellas) y el selector “Modo de cámara” (que nos permite seleccionar el tipo de documento que vamos a reconocer).

2º. Pues bien, ahora ya sí que vamos a sacar la foto. Para Ello, tal y como ya he mencionado antes, debemos estar situados en el botón de captura. Colocamos el documento a escanear encima de la mesa, aunque también podemos sacar una foto a un texto que esté colgado en una pared o un tablero (es importante que alrededor del documento no hayan otros textos u objetos cercanos para que el programa reconozca bien los bordes del documento). Seguidamente, colocamos el móvil paralelo a la superficie del texto, a una distancia de unos 30 centímetros con la cámara enfocándolo. En ese instante, VoiceOver nos empieza a guiar para que centremos bien el documento. Nos va diciendo mover a la izquierda, derecha, arriba, abajo, hacia atrás (que significa que estamos muy cerca del texto y que tenemos que separar un poco el móvil de éste)… y cuando el documento esté bien centrado, nos dirá listo. En Ese momento Debemos hacer una doble pulsación en cualquier parte de la pantalla para presionar el botón de captura (se escucha el sonido que emite la cámara cuando toma una foto). Eso sí, procurad realizar la doble pulsación suavemente, intentando que el móvil no se mueva al realizar ese gesto, sino, la captura saldrá movida.

Nota: el guiado por voz se hace a través de VoiceOver, por lo que las personas con baja visión que tan sólo usen el zoom, tendrán que activar este lector de pantalla para escuchar la ayuda al enfoque.

3º. Una vez realizada la foto, se abre una nueva pantalla en la que entre otros botones, está el botón “Listo” (en la esquina inferior derecha) que es para enviar o exportar la imagen a donde queramos, el botón “Agregar una imagen” (en la esquina inferior izquierda) que es por si queremos tomar más fotografías (por ejemplo, en el caso de que queramos reconocer un documento de varias hojas de un tirón. Algo que yo no recomiendo, porque si nos equivocamos al escanear alguna de las hojas, luego no sabremos cuál de todas las que hemos escaneado es la errónea), y el botón “Cancelar” (en la esquina superior izquierda) que es para descartar la imagen tomada.

4º. Para continuar con el proceso debemos darle al botón “Listo”, y entonces nos aparece una nueva pantalla en la que además de encontrarnos un cuadro de edición para cambiarle el título al documento, observamos una lista de opciones, entre las cuales, si deseamos leer la imagen como si fuese un documento, debemos presionar en “Lector inmersivo” (la primera vez que usamos el programa, tras presionar esa opción, debemos introducir una cuenta de Microsoft, que si no tenemos, podemos crear desde aquí, eso sí, con el consiguiente inconveniente de tener que rellenar un CAPTCHA, que aunque se puede reproducir, siempre es algo lioso, sobre todo si se hace desde el móvil, por lo que si no disponéis de un teclado Bluetooth externo, recomiendo crear antes la cuenta desde un ordenador).

5º. Mientras se reconoce el texto VoiceOver va verbalizando “Examinando el texto”. Al finalizar el proceso nos aparece una nueva pantalla con el texto y unos botones típicos de reproducción. Si nos ubicamos dónde está el texto, podemos explorarlo con VoiceOver y si le damos al botón “Reproducir”, se empieza a reproducir automáticamente. Si la imagen no se ha reconocido correctamente, nos sale un mensaje en el que se nos pide que volvamos atrás para repetir la fotografía. En ese caso, debemos retroceder presionando el botón de “Atrás” que aparece en ese mensaje, y luego volver a presionar el botón “Atrás” que hay arriba a la izquierda para ir a la pantalla anterior. Una vez en esa pantalla, eliminamos la imagen tomada presionando el botón “Cancelar”. Al eliminarla, volveremos a estar en la primera pantalla para repetir la fotografía del texto.

6º. Una vez hemos leído el texto, para cerrar adecuadamente el documento, sin que se queden almacenadas imágenes que luego nos dificultarán sucesivos reconocimientos, debemos presionar el botón “Cerrar” de esta pantalla. Entonces, tras confirmar la acción, Volvemos a la primera pantalla de inicio para volver a tomar otra captura. Si nos limitamos a salir de la aplicación pulsando el botón “Inicio” del iPhone, la imagen queda ahí, y cuando queramos reconocer otra imagen, no podremos hacerlo hasta que eliminemos la anterior.

7º. En el caso que deseemos guardar la imagen tomada, antes de cerrar el lector inmersivo, debemos pulsar el botón “Atrás” que hay arriba a la izquierda para ir a la pantalla anterior. Una vez ahí, se nos presentan varias opciones, y dependiendo de si queremos guardar lo escaneado como imagen o como texto, debemos elegir una u otra. Si guardamos la imagen en Word, PDF, OneDrive u OneNote, la imagen se guarda como texto reconocido. En cambio, en el resto de opciones, como enviarla por correo o compartirla, se hará como una imagen, es decir, como una fotografía.

Nota: Una vez hayamos enviado o guardado nuestra imagen donde deseemos, la imagen quedará cerrada adecuadamente y volveremos a estar en la pantalla principal por si deseamos tomar otra captura.

8º. Pues bien, como a nosotros lo que nos interesa principalmente es guardar la imagen como un texto que podamos leer o incluso editar, lo mejor es enviarla por ejemplo a Word. Si no tenemos instalada esa aplicación, no pasa nada, le damos igualmente a exportar a Word. Entonces se abre la pantalla de “Mis archivos” donde encontraremos el documento escaneado en el primer lugar de la lista. Pulsamos encima como para abrirlo, nos pide que si queremos descargar la aplicación Word, le decimos que no, y seguidamente, tras unos instantes de descarga, se descargará y abrirá en una nueva ventana el archivo convertido online al formato docx. Ahora, si nos desplazamos Al final de ésta ventana encontraremos un botón de “Compartir”, que al ser pulsado, nos permite guardar o compartir el documento en formato docx (se adjuntará a un correo, a un mensaje de WhatsApp…). Por cierto, si tras todo este proceso, deseamos dejar limpia la ventana de “Mis archivos”, basta con buscar el botón “Más opciones” que hay tras el archivo y seleccionar “Eliminar”.

9º. Lo explicado en el punto anterior nos permite guardar un archivo con ese documento, pero si lo que queremos es simplemente copiar el texto para pegarlo posteriormente donde deseemos, lo ideal es echar mano de la socorrida y maravillosa opción que nos ofrece VoiceOver para copiar en el portapapeles lo último que se ha verbalizado. Esto se puede hacer desde la pantalla abierta con el documento de Word que ya hemos visto en el punto anterior, o desde el lector inmersivo. Yo os recomiendo que lo hagáis desde el lector inmersivo para ahorraros los pasos de exportar a Word. Para ello, Debemos ir a la pantalla del lector inmersivo, colocarnos encima del texto reconocido, y tras empezar VoiceOver a leerlo, realizamos el gesto de pulsar con 3 dedos cuatro veces rápidamente en la pantalla. Luego nos vamos al cuadro de edición de la aplicación donde deseemos pegarlo (WhatsApp, Mail, editor de texto…), realizamos el gesto del rotor hasta llegar a “Editar”, hacemos flick hacia abajo hasta “Pegar”, y finalmente hacemos doble tap en esa opción para pegar. Por cierto, para copiar el texto al portapapeles, no hace falta esperar a que VoiceOver termine de leer todo el texto, con realizar el gesto nada más empezar a verbalizar el contenido de ese cuadro, ya se copia todo íntegramente.

Nota: Para copiar el texto reconocido, también tenemos disponible la opción de seleccionar, copiar y pegar texto que nos ofrece el rotor de VoiceOver, pero como se trata de copiar el texto íntegro, os recomiendo esta otra opción mucho más sencilla que copia en el portapapeles lo último verbalizado.

Observación final

Que no os asuste lo extenso de este tutorial y la cantidad de pasos en los que está estructurado. Una vez hayáis realizado varios procesos de captura de documentos, de seguida os haréis con la mecánica, que es muy sencilla. El poder llevar siempre encima un escáner portátil nos puede sacar de más de un apuro. Así que dadle una oportunidad a esta aplicación. Total, es gratuita y seguro que no os defraudará.

Enlaces de descarga

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Autor: Jaime Franco

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